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最佳實踐

深度分析 有效解決

技術傳播翻譯與電話會議口譯實踐

項目背景

Gartner高德納是全球最具權威的IT研究與顧問咨詢公司,其研究范圍覆蓋全部IT產業,就IT的研究、發展、評估、應用、市場等領域,為客戶提供客觀、公正的論證報告及市場調研報告,協助客戶進行市場分析、技術選擇、項目論證、投資決策。

2015年底,唐能翻譯接到Gartner公司的翻譯咨詢,在成功通過試翻和商務考察后,唐能成為了高德納的優選翻譯服務商。此次采購的主要目的是為其行業前沿報告提供筆譯服務,同時為其與客戶見面的會議或行業研討會提供口譯服務。


客戶需求分析

Gartner的需求分別為筆譯需求與口譯需求:

一、筆譯需求

1. 難度高

文件均為各行業最前沿的分析報告,可供參考資料較少,是技術傳播性質的筆譯工作。

技術傳播主要研究技術性產品和服務相關的信息及其表述、傳遞、展示、效果等,內容涉及法律法規、標準規范、技術寫作、文化習慣、營銷宣傳諸多方面。

技術傳播翻譯首先是技術性的,高德納的前沿報告對譯者的技術性要求都頗高;同時,技術傳播是講究傳播效果的,通俗了說就是要用淺顯的話說清楚艱澀的技術,如何向一個非內行說清楚內行的信息,這是在高德納的筆譯工作中最為挑戰的。

2. 質量高

行業前沿報告需要發至客戶,代表高德納的質量。

1)準確性要求:符合文章的原意,不能出現漏譯、錯譯問題,保證翻譯用詞精準、內容正確;

2)專業性要求:必須符合國際語言使用習慣,語言地道、流暢,專業術語標準化;

3)統一性要求:基于所有報告均為高德納發布,常見詞匯應保持一致且統一;

4)保密性要求:確保翻譯內容的保密性,不得私自將翻譯內容外泄。

3. 格式要求嚴格

客戶文件的格式為pdf,需要唐能翻譯提交排版一致的word格式,包括“技術成熟曲線”等客戶的圖表,排版難度高,對標點等的要求非常細致。


二、口譯需求

1. 需求量大

最多一個月超過60場次會議;

2. 口譯形式多樣

形式包括:非現場電話會議口譯、同城現場會議口譯、異地現場會議口譯以及同傳會議口譯;

電話會議口譯的用量在唐能翻譯的口譯客戶中是非常突出的。電話會議口譯的難度也比較大,如何能在電話會議不能面對面交流的情況下最大程度地保證翻譯溝通的效果是這個客戶項目的一大難點,對譯者的要求很高。

3. 多地、多頭聯系

Gartner北京、上海、深圳以及香港、新加坡、澳洲等多多地多部門多聯系人(幾十位),頭緒繁多;

4. 溝通量大

為了確保會議的順利進行,提前多頭溝通會議細節、信息以及資料。

5. 難度大

唐能翻譯的Gartner口譯團隊都是身經百戰,長期在Gartner的會議上接受磨練,幾乎是個小IT分析師,對專業領域的知識非常了解,語言和翻譯能力就更不用說,已經是基本要求。


唐能翻譯的應對解決方案:

一、 筆譯方面

1.在常規的筆譯生產流程和語料及技術工具等質控手段的基礎上,這個項目中最關鍵的因素是譯員的選擇、培訓和磨合。

唐能翻譯先后為Gartner挑選了好幾位擅長做技術傳播翻譯的譯員,他們有些是語言專業出身,有些是IT專業出身,甚至本人也做過IT分析師的工作,也有長期為IMB或微軟做技術傳播翻譯的譯者,最終根據客戶喜好的語言風格確立了為Gartner固定服務的翻譯團隊。 我們也積累了Gartner的風格指南,對譯者的翻譯風格和項目管理中的細節方面加以注意事項的規范。目前這個譯者團隊的表現令客戶非常滿意。

2.排版應對

針對高德納比較高的排版要求,特別是標點符號的要求,唐能翻譯派專人做排版包括標點符合的確認和校對。


二、 口譯方面 

1. 內部時間安排表

由于會議數量十分龐大,我們專門設置了內部的口譯會議安排表,會議提前3天提醒客戶聯系翻譯以及會議資料的發放。我們會根據會議的不同難易程度,為客戶推薦最適合的譯者。同時,我們也會記錄每一次會議的反饋,根據每次的反饋、不同終端客戶對不同翻譯的喜好程度安排最佳的譯員。

2. 增加客服

安排三位客戶人員分別負責北京、海外、上海以及深圳的需求;

3. 工作時間非工作時間響應迅速。

經常會有緊急會議口譯的需求,需要唐能翻譯的客戶主任犧牲自己的生活時間,第一時間做出響應,努力的付出贏得了客戶的高度信任。

4. 溝通細節

會議的高峰期,尤其是3月至9月,每個月的會議最多超過60場。如何在極短的時間、且高重復的會議日期找到適合的翻譯。這更是對唐能翻譯的挑戰。60場會議意味著60位聯系人,掌握好每個溝通對話,避免出現安排差錯,需要高度細致。每天上班的第一件事,便是檢查會議安排表的工作,每個項目都處在不同的時間節點,細節多且繁瑣,耐心細心用心,缺一不可。


保密措施

1.  制定了保密計劃與保密措施。

2. 唐能翻譯的網絡工程師負責在每臺計算機上安裝完善的軟硬件防火墻,公司分配給每個員工的電腦開機時必須設有密碼,對受到保密限制的文件要單獨設置密碼與權限;

3.公司和所有合作的譯員都已經簽署了保密協議,針對本項目公司還會特別和項目的翻譯小組成員簽訂相關的保密協議。


項目效果和思考:

四年的合作中,累計筆譯服務量達到600多萬中文,涉及領域涵蓋范圍廣,難度大。多次在短時間內處理上萬英文的報告。翻譯的研究報告不僅代表研究分析師,同時也代表高德納公司的專業度和形象。

同時,唐能為高德納提供的口譯服務,僅2018年一年共計394場會議口譯服務其中電話會議口譯86場現場交傳會議口譯305場同傳會議口譯3場,服務的質量得到了高德納各團隊的認可,成為大家工作中信任的左膀右臂。口譯服務的很多應用場景是國外分析師和中方終端客戶的見面和電話洽談會議,對開拓市場和維護客戶關系都有至關重要的作用,唐能翻譯的服務為高德納在中國的快速發展創造了價值。

如上所述,高德納筆譯需求的最大特殊性是技術傳播筆譯,對技術和文字表達傳播效果有雙重高要求;高德納口譯需求的最大特殊性是電話會議口譯應用量大,對口譯人員的專業知識和控場能力要求很高。唐能翻譯所提供的翻譯服務都是針對高德納的具體翻譯需求定制的解決方案,幫助客戶解決問題是我們工作的最高目標。

2019年唐能翻譯會在2018的基礎上進一步加強翻譯需求的數據分析,幫高德納做好內部的翻譯需求的跟蹤和管理,在保證質量和支撐業務發展的前提下,控制成本,優化合作流程,把服務提升到一個更高的水平。

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